Preguntas y respuestas

Cuestiones sobre la factura electrónica y el Registro Contable de Facturas

La norma básica es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. También es de aplicación la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Estarán obligados a facturar electrónicamente, a través de la Plataforma de Facturación Electrónica correspondiente, los proveedores de bienes o prestadores de servicios que se correspondan con alguna de las siguientes entidades (art. 4 Ley 25/2013):

  • Sociedades anónimas.
  • Sociedades de responsabilidad limitada.
  • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
  • Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
  • Uniones temporales de empresas.
  • Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de Titulización Hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Actualmente todos los entes a los que se refiere el art. 4 de la Ley 25/2013 están obligados a facturar electrónicamente cualquiera que sea el importe de la factura.

Únicamente se excluye, por haberlo previsto así en las Bases de Ejecución los proveedores de servicios en el exterior.

Los entes no contemplados en el art. 4 de la Ley 25/2013, no deben facturar electrónicamente, ni tampoco las personas físicas.

La facturación electrónica es un derecho por lo que los entes del citado art. 4 cuyo importe no supere los 5.000 euros y el resto de proveedores pueden presentar electrónicamente sus facturas.

El Cabildo de Gran Canaria se ha adherido al Punto General de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

La factura debe expedirse con carácter general en el momento de la prestación del servicio (art. 11 Real Decreto 1619/2012). Por su parte, el contratista debe presentar la factura ante el registro administrativo correspondiente, en tiempo y forma, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación del servicio.

Los entes obligados a presentar facturas electrónicas, lo harán ajustándose al formato estructurado de factura electrónica Facturae versión 3.2.x con firma electrónica XAdES. A estos efectos en la página web señalada en el punto anterior se puede descargar una aplicación para generar facturas electrónicas, totalmente gratuita, sin perjuicio de las posibles adaptaciones e integraciones que se realicen para los aplicativos de facturación que utilicen las empresas proveedoras.

El punto de entrada de facturas electrónicas proporcionará información sobre el estado en el que se encuentra la factura distinguiendo entre Registrada, Registrada en Registro Contable de Facturas, Verificada en Registro Contable de Facturas, Recibida en Destino, Conformada, Contabilizada la obligación reconocida, Pagada y Rechazada (Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas).

Las facturas, tanto electrónicas como en papel, deben recoger el contenido establecido como obligatorio por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturación. Como novedad, deberá figurar la identificación del órgano gestor, de la unidad tramitadora y de la oficina contable, con indicación de los correspondientes códigos de acuerdo con los Códigos DIR3 (Directorio Común de Unidades y Oficinas) de los órganos del Cabildo Insular de Gran Canaria competentes en la tramitación de las facturas.

Como resumen, el contenido de las facturas debe ser el siguiente (art. 5 Orden 492/2014):

  • Fecha de expedición de la factura.
  • CIF y razón social del Cabildo de Gran Canaria (P3500001G).
  • Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.
  • Número de factura y, en su caso, serie.
  • Importe de la operación, incluido IGIC (con la  acreditación de las circunstancias fiscales del proveedor y en particular aquellos supuestos en los que procede la inversión del sujeto pasivo o se está exento del impuesto).
  • Unidad monetaria en la que está expresado el importe.
  • Y código de órgano competente, unidad tramitadora y oficina contable indicados en la factura, de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

Todas las facturas electrónicas presentadas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas producirán una entrada automática en el registro electrónico de la Administración Pública gestora de dicho punto, proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación (art. 6.4 Ley 25/2013). En este sentido las facturas presentadas a través del punto general de entrada es como si hubiesen entrado por el Registro General de Entrada de la Corporación.

En este sentido se recuerda la obligación de todas las facturas expedidas en papel de entrar en el Cabildo de Gran Canaria a través del Registro General o alguno de los registros descentralizados. Listado (art. 3 Ley 25/2013).

Sí, el sistema acepta ficheros anexos a las facturas. Se pueden remitir a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas que corresponda, y la documentación adjunta llegará a la oficina contable a través del registro contable de facturas. No obstante lo anterior, en la medida que la gestión del Registro Contable de Facturas y la gestión de los expedientes de gastos no corresponden a los mismos Servicios, sería recomendable que la documentación anexa se hiciera llegar al Servicio tramitador por otro medio para garantizar su recepción.

Sí, las facturas presentadas a través del punto de entrada de facturas electrónicas pueden anularse en cualquier momento.